PMO

PMO 🎯 💹
مكتب إدارة المشاريع/البرامج/المحافظ
#ملفات_مكتب_الإدارة_بنهاية_البوست 🎁

✍🏻ما هو مكتب ادارة المشاريع(PMO)؟
مصطلح PMO هو اختصار Project Management Office والتي تعني باللغة العربية مكتب إدارة المشاريع. يعرف مكتب ادارة المشاريع بأنه كيان أو قسم داخل المؤسسة يتم توجيه كل ما يتعلق بعمل مشاريع وبرامج المؤسسة وادارتها ضمن صلاحياته، ووظيفته تحسين اداء ونتائج ادارة المشاريع، ومساعدة مدراء المشاريع في تحقيق أهداف المشاريع بحيث يتم التعامل مع المشاريع المتنوعة والمختلفة على أنها محفظة (Portfolio) مشاريع تدار بشكل تكاملي.

✍🏻ما هي أنواع مكاتب إدارة المشاريع?
المكتب الداعم Supportive PMO
يقوم هذا النوع من مكاتب إدارة المشاريع بتوفير الدعم عن طريق نقل خبرات وأفضل الممارسات والوصول الي المعلومات المتعلقة بالمشروع المطلوب تنفيذه، وإذا كان الهدف من مكتب إدارة المشاريع هو الحصول معلومات كافية عن إدارة المشروع عبر المؤسسة ليتم استخدامها بحرية من قبل مديري المشروع، فإن PMO الداعم هو الخيار الصحيح.

المكتب المسيطر Controlling PMO
يقوم هذا النوع من مكاتب إدارة المشاريع بتوفير الأنشطة والنماذج والإجراءات اللازمة لعمل المؤسسة وتنفيذ المشاريع الخاصة بها حيث يساعد على توحيد عمل المؤسسة وتنظيمه بما يتناسب مع تحقيق الأهداف المطلوبة

المكتب الموجه Directive PMO
يقوم هذا النوع من مكاتب إدارة المشاريع بتوفير الخبرة والمصادر والموارد الخاصة بإدارة المشروع، حيث يتميز هذا النوع بمستوى إدارة وتنفيذ كبير والسيطرة على الأمور بشكل كامل، حيث يقوم كل مدير بكتابة تقارير دورية للمكتب مما يضمن مستوى عالي جداً من الاتساق في العمل على مستوى المشاريع.

✍🏻ما هي أنواع مكتب ادارة المشاريع المناسب لمؤسستك؟
تسود فكرة خاطئة عن مكاتب ادارة المشاريع وهي أنها نوع واحد يمكن تطبيقه في جميع الشركات، وهذا أمر غير ممكن بسبب اختلاف ثقافة المؤسسات وأحجامها وطبيعة عملها وأمور عديدة أخرى. معهد (PMI) صنف مكتب ادارة المشاريع (PMO) الى 5 أنواع:
مكتب اداري (Departmental): ويدعم وحدات اعمال أو أقسام محددة
مكتب خاص بمشاريع محددة (Project-specific): ويشرف على نجاح مشروع محدد
مكتب استراتيجي (Strategic): ويشرف على عملية تغيير مؤسسي رئيسية
مكتب دعم المشروع (Project-support): ويعالج مهام ادارية لتسريع انهاء المشروع
مركز التميز (Center of Excellence): ويعنى بالتدريب والتطوير لمدراء المشاريع
يوجد اختلاف كبير في طرق استعمال الشركات لهذه المكاتب، فيمكن لشركة كبيرة أن تشكل مكتب ادارة المشاريع بأكثر من تصنيف لمعالجة احتياجاتها المعقدة.

ما هي مهام مكتب إدارة المشاريع (PMO)؟
توجد العديد من مهام مكتب إدارة المشاريع، وأهمها التالي:

- إدارة محفظة المشاريع: تشكيل فريق من مدراء البرامج الذين لديهم القدرة على إدارة عدة مشاريع ذات علاقة في وقت واحد وتخصيص الموارد لها
- تقييم و ضبط ومتابعة كل مشروع ( التكلفة وتحقيق الأهداف وتحقيق استراتيجيات المؤسسة)
- دعم المشاريع: تقديم الدعم والتوجيه لفرق إدارة المشاريع
- مخزن المعلومات (Data Center) للمشاريع: يحتوي كافة تفاصيل وبيانات المشاريع الحالية والسابقة لتسهيل الوصول الى معلومات عنها مستقبلا
- منهجية موحدة: ايجاد مرجعية موحدة لإدارة كافة مشاريع المؤسسة
- التدريب والتطوير: تخطيط وتنفيذ احتياجات الفريق من تدريب وتطوير مهارات وبناء قدرات.

في دراسة أجنبية أجريت على 450 مؤسسة، تبين أن 303 منها لديها مكاتب إدارة مشاريع (PMOs) وأهم ما جاء في الدراسة :
50% من المؤسسات وجدت تحسن في نجاح المشاريع
وصلت نسبة نجاح المشاريع %65 في المؤسسات التي لديها (PMO) عمره أكثر من 4 سنين
وصلت نسبة نجاح المشاريع %37 في المؤسسات التي لديها (PMO) عمره أقل من سنة
أهم سببين لإنشاء (PMO) هما 1. زيادة معدل نجاح المشاريع، 2. تطبيق معايير موحدة لإدارة المشاريع
نلاحظ عند ذكر أسباب انشاء (PMO) عدم التطرق الى تقليل التكاليف، كما ان دراسة ل (PMI) و (CIO) أشارت الى أن %74 من المبحوثين لم يستفيدوا بتقليل التكاليف من (PMO)، وذلك لأن الهدف الرئيسي من إنشائـه هو تسليم المشاريع بكفاءة ودقة عالية. ولكن بكل تاكيد (PMO) سوف تقلل التكاليف من خلال ادارة جيدة للموارد و دمج ادارات المشاريع الصغيرة.

👇 تفاصيل وملفات اكثر بداخل كل مقال من المقالات التالية

How to be Planning Engineer?! | Mentway

How to be Cost Engineer?! | Mentway

How to be Quality Control Engineer?! | Mentway

How to be Technical Office Engineer?! | Mentway

How to be Contract Administrator / Specialist?! | Mentway

بالتوفيق
م. مصطفى عبدالمنعم

رابط قناة اليوتيوب لمواضيع وكورسات اكثر
https://www.youtube.com/@MostafaAbdelmon3em

for more useful blogs

mentway.com/blogs